Az ellenőrzések dokumentációs informatikai rendszerének fejlesztése
/ Frissítve:2009.10.08 /
Az ÁSZ vezetése 2005-ben határozott arról, hogy az ellenőrzések dokumentálását informatikai rendszerrel kívánja támogatni, ezzel is elősegítve a számvevőszéki munka minőségének, hatékonyságának és átláthatóságának fejlesztését. A projekt megvalósítására az ÁSZ az EU Átmeneti Támogatás programja 2006-os költségvetéséből 270 ezer EUR támogatást nyert.
A projekttel kapcsolatos főbb információk:
Alap információk
| Cím: | Az ellenőrzések dokumentációs informatikai rendszerének fejlesztése |
| Projekt szám: | 2006/018-176.04.02 |
| A támogatást biztosító Program: | EU Átmeneti Támogatás |
| Szektor: | Pénzügy |
| Hely: | Magyarország |
| Kedvezményezett intézmény: | Állami Számvevőszék |
| Időtartam: | 16 hónap |
| Teljes költségvetés (nettó): | 369 000 euró (eredeti költségvetés: 362 000 euró) |
| Tevékenység formája: | szolgáltatás, szoftverfejlesztés, eszközbeszerzés |
A projekt célja
A projekt célja egy számítógéppel támogatott dokumentációs rendszer és dokumentumtár kialakítása, amely támogatja az ellenőrzések egységes elvek szerinti dokumentálását, a számvevői munka összehangolását mind a vizsgálati csoporton belül, mind a különböző vizsgálati csoportok között. A kialakítandó rendszer kibővíti a vezetői kontroll és minőségbiztosítás eszközrendszerét, és hatékony lehetőséget nyújt az ellenőrzések során felhalmozott ismeretek (újra)felhasználására és megosztására. Az egy ellenőrzött szervezethez tartozó ellenőrzési dokumentumok központi tárolása és a vizsgálatot végzők általi hozzáférése révén az ellenőrzöttekre háruló adatszolgáltatási teher is jelentősen csökken. Az ellenőrzések előkészítésére fordított erőforrások mértékének csökkentésével hozzájárul az ellenőrzések hatékonyságának javulásához.
A projekt megvalósításának menete
A projekt két komponensből állt, melyből az első a dokumentációs folyamatokat támogató szoftverrendszer, valamint a tudásmenedzsment alapjául szolgáló adatbázis kialakítására irányult. A második komponens a dokumentációs rendszer speciális igényeit kiszolgáló központi infrastruktúrát teremtette meg.
Az informatikai rendszer kialakítását az ÁSZ külső szoftverfejlesztő cég bevonásával valósította meg. A szoftverfejlesztő cég kiválasztása nyílt közbeszerzési eljárás keretében történt 2008 januárjában.
A szoftverfejlesztés első szakasza 2008 januárjában kezdődött, és. 2008. augusztus 1-jén a rendszer Logikai tervének elfogadásával lezárult.
A második komponens keretében a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség Központi Pénzügyi és Szerződéskötő egysége központosított közbeszerzési eljárással, az ÁSZ szakembereinek közreműködésével szerezte be a dokumentációs rendszer működéséhez szükséges hardver eszközöket.
Az infrastruktúra kiépítése 2008. szeptember végén fejeződött be. A szoftverfejlesztés a Fizikai rendszerterv elfogadása után a programozással folytatódott. Ezt követően került sor a rendszer telepítésére és tesztelésére, a dokumentációk és az oktatási anyagok elkészítésére.
Az adatokkal feltöltött, éles üzemű dokumentációs rendszer átadása 2009 áprilisában megtörtént. Az aktualizált rendszerdokumentáció és forráskód átadására 2009 májusában került sor.
A Vizsgálatok Dokumentációs Rendszerének (VIDOR) használatát elrendelő Elnöki Utasítás 2009. június 15-én lépett hatályba. A dokumentációs rendszert az Állami Számvevőszék minden, az éves ellenőrzési tervben szereplő, 2009. június 15. után induló vizsgálat esetén alkalmazza. A rendszer használatának oktatását az ÁSZ munkatársai folyamatosan végzik.
A projekt eredménye:
A projekt során megvalósult dokumentációs rendszer az ÁSZ meglévő szoftverrendszereibe integrálódott webes felületű alkalmazás, amelynek elérése a számvevők számára a belső biztonsági előírások betartása mellett távolról is biztosított. A rendszerbe beépítésre kerültek az ellenőrzési folyamatok támogatását szolgáló, az ÁSZ módszertanához illeszkedő munkafolyamatok is. A VIDOR-ban biztosított az elektronikusan hiteles dokumentumok fogadása.
A rendszer kifejlesztésének várható, rövidtávú (1-2 éven belül jelentkező) hatásai a következők:
- az ellenőrzések - különösen az előkészítés - hatékonyságának javulása a dokumentumok összegyűjtésének egyszerűsödésével, a már begyűjtött dokumentumok felhasználásával. Az ellenőrzések előkészítésére fordított erőforrások (idő- és munka ráfordítás) mértékének csökkenése;
- az ellenőrzési bizonyítékok on-line elérhetőségével a vezetői minőségkontroll és a minőségbiztosítás hatékonyságának javulása;
- hatékonyabb csoportmunka, az ellenőrzések során előállított tudás széleskörű felhasználása a további ellenőrzések során;
- az ellenőrzött intézmények dokumentum-szolgáltatással kapcsolatos feladatainak csökkentése (a dokumentumok többszöri bekérésének kiküszöbölésével);
- az elektronikus kommunikáció segítségével a papíralapú dokumentumok mennyiségének csökkenése.
A dokumentációs rendszer bevezetésének középtávú (2-5 éves) eredménye az ellenőrzések dokumentálási módjának egységesítése. Az informatikai rendszer alkalmazása és a vele összhangban kialakított belső szabályozási környezet együttesen fogja meghatározni azt az ellenőrzési típusoktól független, egységes dokumentációs gyakorlatot, ami segíti a hatékony minőségkontrollt és az egyes ellenőrzési típusok közötti átjárhatóságot.